仕事で価値ある成果を出すために必要な5つの事前準備

仕事術
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何か仕事の依頼を受けた時、人によって取り組み方は異なるものです。
よくあるパターンはこんな感じじゃないでしょうか。

  • 考えるより先に手を動かしてみる
  • よく考えて計画を立ててから動き出す
  • 深く考えずに後回しにしてしまう

もちろん、この中で言ったら「深く考えずに後回しにする人」は問題外です。
どう考えても、明らかに失敗しますよね…。

じゃあ、とにかく手を動かせば良いのか?
と言われると、それがそうとも限りません…。
もちろん手を動かさないことには仕事は進みません。
ですが、ただ考えもなしにがむしゃらに手を動かしてしまうと、求められていたのとは違うモノができあがってしまう可能性が高くなります。
これじゃあ「とりあえず仕事を終わらせた」だけであって、決して「良い仕事をした」とは言えないですよね。

実は仕事で成果を出すためには、よく考えて計画を立ててから動き出すのが1番の近道なんです!

そこで今回は、山口周さんの書籍
『外資系コンサルの知的生産術 プロだけが知る「99の心得」』
を参考に、「仕事で成果を出すために必要な事前準備」

  1. 「顧客」の明確化
  2. 「品質」の明確化
  3. 「リソース」の明確化
  4. 「期待値」の調整
  5. 「問い」の明確化

という5つの手順で紹介します。

実際に仕事に取り掛かる前に、この5つの手順を踏んで仕事の進め方を決めておきましょう。
そうすることで、より良い成果をあげることができるようになります!

その1 「顧客」の明確化

まずは「自分の仕事の顧客」をはっきりさせます。
ここでいう「顧客」というのは、「自分の仕事の成果を受け取る相手」のことです。

これは、いわゆる「消費者としてのお客さん」だけに限りません。

例えば、自分の仕事が「企画書を作成して上司に提出すること」なのであれば、その仕事の「顧客」は「企画書を受け取る上司」ということになります。

また、必ずしも「仕事を依頼してきた人」=「顧客」ということでもありません。
さっきと同じ「企画書を作成して上司に提出する仕事」の例で考えてみましょう。

自分に「企画書の作成・提出」依頼してきた上司は、取引先企業の担当者から「新しい企画立案の依頼」を受けているかもしれません。
そうなってくると、この場合の「本当の顧客」は上司に依頼をしてきた「取引先企業の担当者」ということになります。

この「本当の顧客」が誰なのかを一番最初にはっきりさせておかないと、いま取り掛かろうとしている仕事の「目標設定」ができません。
しっかりとした目標設定ができていないと、具体的に何をどうすれば良いのかがわからなくなってしまいます…。
何をすれば良いのかわからないまま仕事に取り掛かっても、良い結果につながらないことは想像できますよね!

自分がやるべきことを把握して仕事の計画や目標を定めるためにも、必ず最初に「顧客」が誰なのかをはっきりさせておきましょう!

その2 「品質」の明確化

「顧客が誰なのか」がわかったら、次は「その顧客が求めている品質」をはっきりさせます。
要は、「お客さんが何をほしがっているのか」をはっきりさということです。

さっきの「企画書を作成して上司に提出する仕事」の例で考えてみましょう。

いま上司がほしがっている企画書は「新商品開発案の企画書」だとします。
そこへ「既存商品の改良案の企画書」を作って提出してしまったとしたら、決して「良い仕事をした」とは言えません。

そもそもそんな間違いするか?
という気もしますが、これが例えば「本当の顧客が目の前の上司じゃなかった場合」だとしたら、ありえないとも言い切れません…。

また、顧客が求めている品質をはっきりさせることで、仕事の目標設定やアプローチ方法も変わってきます。

例えば、

  • 「広く浅い情報を集めた資料がほしい」
  • 「狭く深い情報を集めた資料がほしい」

の2つでは、最終的な結果も、結果に至るまでのプロセスも全く異なります。

  • 自分が最終的に何を作り上げればいいのか
  • そのために必要なアプローチは何なのか

ということを見定めるためにも、「顧客が求めている品質」をはっきりさせましょう

その3 「リソース」の明確化

「顧客」「求めらる品質」が定まったら、次は「自分が使えるリソース」をはっきりさせます。
「リソース」は日本語に直訳すると「資源・資産」です。
つまり、自分が仕事を進めるうえで使うことのできる「資源」をはっきりさせるということ。

仕事で使うことができるリソースは、主に以下の3種類があります。

  • 時間的リソース
  • 金銭的リソース
  • 人的リソース

時間的リソース

「時間的リソース」は、「使うことができる時間」のことです。
完成までに許されている時間がどれくらいあるのか、ということをしっかり把握しましょう。

このとき気をつけなくてはいけないのが、日本人上司がよく言いがちな「なる早で」です。
はっきりとした「期日」が示されていないと、仕事の計画や見通しは定まりません…。
もし上司に「なる早で」と言われたら「具体的にいつまでですか?」と確認して、期日をはっきりさせましょう!

金銭的リソース

「金銭的リソース」は、「使うことができるお金」のことです。

「社内の資料やインターネット上での情報を組み合わせるだけの簡単な情報収集」といった仕事であればお金はほとんどかかりません。

一方で、

  • 専門分野に対する高度な知識が必要な場合
  • 何らかの作業を外部に委託する必要がある場合
  • 材料を購入して試作品を作る必要がある場合

などは、少なからずお金が必要になってきます。

自分に許されている「予算」がどれくらいあるのかを把握して、顧客から求められている品質を達成できるかどうかを見定めましょう

人的リソース

「人的リソース」は、「使うことができる人手」のことです。

仕事の内容にもよりますが、基本的には、使える人数が多いほうが時間もかからないしクオリティも高くなります。

  • 自分一人でやらなくてはいけないのか
  • 上司や部下も手伝ってくれるのか
  • 他部署からの応援がもらえるのか
  • 外部委託する必要があるのか

といったこともはっきりさせて、顧客から求められている品質を達成できるかどうか判断しましょう!

外部委託などの必要があるなら、予算との折り合いをつけることも忘れてはいけません。

その4 「期待値」の調整

ここまでで、以下の3つが明確になりました。

  • 本当の顧客
  • 求められる品質
  • リソース(時間、カネ、ヒト)

ここまできたら一度、顧客の「期待値」に対して、許されているリソースが足りているかどうかを考えます。
つまり、自分が使うことができるリソースで、顧客が求めている品質を達成することができるか、ということを検討するのです。

リソースが足りていると判断できるなら、そのまま仕事に取り掛かっても問題ありません。
ですが、もしリソースが足りていないと感じるようであれば、そのまま仕事に取り掛かるのは危険です。

必ず「期待値の調整」をしてから仕事に取り掛かりましょう。

「期待値」が成功と失敗を左右する

仕事の成功・失敗というのは、「顧客の期待値と実際の成果物とのギャップ」によって決まるものです。

極端な話、明らかに品質が悪い商品ができあがったとしましょう。
その品質が「受け手である顧客の思い描いている品質(期待値)」と一致しているなら大丈夫!
お客さんは満足しているんだから、仕事は「成功」です!

期待値の調整はこの状態を目指すために、言い換えれば「仕事を失敗させないため」に行うのです。

顧客の期待値と現実との間のギャップは、時間が経つほど埋めるのが難しくなっていきます…。
顧客の期待値を満たすことができないと感じた時点で、そのことを顧客と共有しましょう。

早ければ早いほうが良いので、実際に仕事に取り掛かる前でもかまいません。
すでに仕事に取り掛かっていたとしても、気がついた段階で正直に言いましょう。

正直に話して、

  • 期日を延ばす
  • 予算を増やす
  • 応援をもらう

などの対策について相談することが大切です。

相談した結果、特に対策をしないことになった場合も大丈夫です。
早めに調整・相談したこと自体が、顧客の期待値を下げることにつながるからです。

仕事の計画から完成までの間は、常に「顧客の期待値と現実とのギャップ」を意識しましょう!

その5 「問い」の明確化

ここまできたら、後は実際に仕事に取り掛かります。

仕事の内容によって、実際に必要な作業は異なってきますが、どんな作業をするにしても前もって心がけておくべきポイントがあります。
それは、「問い」を明確にしておくということです。

仕事の内容が難しくて何をやったら良いのかが分からないときほどとりあえず手を動かして作業をしていることで「安心感」のようなものが得られます。
ですが、がむしゃらに手を動かして作業したとしても、その中で実際に使えるのはごく一部ということも…。
そうなると、せっかくの努力もムダになってしまいます。

一方で、一つひとつの作業に対して「問い」を持つことによって、やるべきことが明確になって、無駄な作業をする必要がなくなるのです。

「問い」があれば、目安になる

例えば、何らかの情報収集をする場面を想像してみてください。

  • 〇〇に関連する資料を、金曜日までになるべくだくさん集める
  • 〇〇に関して、「ABCDの4つの疑問」に答えが出せるような資料を集める

この2つの作業を比べた場合、後者のほうが「やるべきこと」が明確ですよね。
「ABCDという4つの疑問(=「問い」)」を設定するだけで、何をするべきかが見えてきます。
余計な情報を集める必要もないので、無駄な作業もしなくてすみます。

「問い」が明確になることで、「どれくらいやれば良いのか」がイメージできて、作業の「目安」のようなものが見えてくるのです!

仕事を成功させるためには、常に全力を出すことは逆効果。
時には休むことも必要です。
「問い」をうまく活用すれば、休むときの「目安」にもなってくれます!

「戦略」が勝敗を分ける

ここまで説明してきた5つの事前準備は、「価値のある商品」を生み出すために必要な「戦略」を練るための手順のようなものです。
何も考えずに、ただがむしゃらに手を動かしているだけでは、勝負に勝つことはできません…。

「価値」とういものは、珍しさ、新しさの中に生まれるものです。

  • すでに相手が知っているもの
  • すでに相手が持っているもの

と同じものを生み出したとしても、残念ながらそれは「価値がある」とは言えません。

言い換えると、「価値」を生み出すためには、「相手が知っているもの、持っているものとは差別化された新しい付加価値が必要」だということです。

「差別化された新しい付加価値のある商品」を生み出すためは、

  • 相手が何を持っているのか
  • 相手が何を知っているのか
  • 相手が何を求めているのか

を考えて、相手を理解することが不可欠です。

その上で、

  • 自分が使える時間はどれだけあるのか
  • 自分が使える予算はどれだけあるのか
  • 自分が使える人員はどれだけあるのか
  • 許された時間・予算・人員で足りるのか

といったことも検討しなくてはいけません。

また、実際に作業に取り掛かる際にも

  • 相手の期待を満たすことができるのか
  • 仕事の達成に必要な作業は何なのか

ということを常に考え続けなければいけません。

こうしたプロセスがまさに、5つの事前準備を通して「戦略を練る」ということです。
そしてこの「戦略」の有無によって、仕事の成果という「勝敗」が分かれることになるのです。

おわりに

今回は、仕事で成果を出すために必要な事前準備として、以下の5つの手順を紹介しました。

  1. 顧客」の明確化
  2. 「品質」の明確化
  3. 「リソース」の明確化
  4. 「期待値」の調整
  5. 「問い」の明確化

仕事で成果を出すためには、「差別化」「新しい付加価値」の2つが必要になってきます。
この2つを仕事の成果に結びつけるためには、仕事に取り掛かる前の「戦略」が重要です。
そしてその「戦略」を練るための手順が、今回の5つの事前準備なのです!

わけもわからず、ただがむしゃらに手を動かし続けるだけの仕事はもう終わりです…。
しっかりとした「戦略」に基づいた仕事に取り組んで、最高の「価値ある成果」を出していきましょう!

今回、参考にした
『外資系コンサルの知的生産術 プロだけが知る「99の心得」』
では、仕事に取り掛かる前の「戦略」を踏まえた上で、さらに

  • 成果を出すためのインプット方法
  • アウトプットに至るまでの組み立て方
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