【原因は「時間の使い方」】仕事が終わらない3つの理由

仕事術
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みなさん、いつも仕事は締め切りまでに終わっていますか?
自分では頑張っているつもりなのに、なぜかいつも締め切りに間に合わない
そんな状況に悩まされてはいませんか?

そうやって悩んでいるのはあなただけではありません。
多くの人が、「締め切りまでにきっちり仕事が終わらない!」と悩んでいるのではないでしょうか。

  • ちゃんと頑張っているのに…
  • 真面目にやっているのに…
  • 自分の能力が低いのかな…

決してそんなことはありません!

「仕事がいつまでたっても終わらない」という現象には、

  • 何でも引き受けてしまう
  • 追い込まれないとやらない
  • 見通しを立てない

という「あなた自身の能力とは関係ない3つの明確な理由」があったのです。

今回、紹介するこれら3つの理由は、中島聡さんの著書
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』
の中で紹介されていたものです。

悩みを解決するためには、まず悩みの「原因」「理由」を知る必要がありますよね。
まずは仕事が終わらない理由をしっかりと把握して、一つひとつ対策していきましょう。
きっと、あなたの仕事は終わるはずです!

理由1 何でも引き受けてしまう

まず1つ目の理由が、「何でも引き受けてしまう」です。

この、「頼まれた仕事は何でも引き受ける」という行為、一見すると

  • あいつ頑張ってるなあ
  • 嫌な仕事も引き受けてくれてやさしい

といったふうに、「良いこと」だと思われがちですよね。
実際、引き受けてる自分自身も、

  • ああ、誰かの役に立っているなあ
  • オレ、頑張ってるなあ

なんて感じちゃうものです。

でもちょっと待ってください!
そもそもその仕事、本当にあなたがやるべき仕事でしょうか?
他にやるべき仕事、優先順位が高い仕事を抱えていませんか?
断ったら怒られる、嫌われると思って引き受けていませんか?
引き受ける前にいったん、よく考えてみてください

自分の担当じゃない仕事を押し付けられているなら、断ることは決して「悪」じゃないはずです。
他に手掛けている大切なプロジェクトがあるなら、事情を説明してから新しい仕事を引き受けても遅くありません。
本当に怒られたり嫌われたりするのは、「依頼を断ること」じゃなくて「依頼した仕事が終わらないこと」のはずです。

ここを理解していないまま、「頼まれたら条件反射で引き受ける」ことを続けていたから、あなたの仕事はいつまでたっても終わらなかったのです!

理由2 追い込まれないとやらない

2つ目の理由が、「追い込まれないとやらない」です。

みなさんも心当たりありませんか?いわゆる

  • 引き伸ばしグセ
  • ラストスパート指向

ってやつです。
僕もめちゃくちゃ心当たりしかないです…。
一見すると「自分の能力・意志力」に依存してそうな理由ですが、実はそれだけじゃないんです。

日本の会社の上司って、「明確な締め切り」を設定しない人が多くないですか?
人間ですから、「絶対に〇〇日までに終わらせろ!」っていうプレッシャーがないと、なんとなくやる気が出ないですよね。
しかも日本の会社って、

  • 夜遅くまで残業してると偉い
  • 「結果」よりも頑張っている姿の「過程」が評価される

みたいな空気が漂っていませんか?
こんな環境で仕事してたらそりゃあ、

  • 別に少しくらい遅くなっても良いかな?
  • 追い込まれてからラストスパートかけてるほうがカッコイイんじゃない?

といった考えが無意識のうちに刷り込まれちゃいます
こうなったが最後、「引き伸ばしラストスパート人間」ができあがってしまいます。

みなさん知っていますか?
人間って、実は追い込まれすぎると嫌なイメージが浮かんできて作業に集中できなくなるんです。
徹夜なんてした日には、体力も消耗してよけいに集中できなくなるんです。

「追い込まれないとやらない」というのはつまり、
「引き伸ばしグセ」+「ラストスパート」+「作業効率の低下」
という状況に自らを追い込んでいるということ。

この「最悪の足し算」のせいで、あなたの仕事はいつまでたっても終わらなかったのです。

理由3 見通しを立てない

3つ目の理由が、「見通しを立てない」です。

みなさんも経験のある「数学のテスト」を思い出してください。
数学のテストってだいたい、

  • 基本問題
  • 応用問題

に分かれてますよね?
基本問題は、公式や解法を知っていれば、とりあえず機械的に手を動かすだけで解ける問題です。
つまり、時間さえかければいずれ解けるということ。

一方で、応用問題は、公式や解法を知っているだけでは解けません。
つまり、時間をかけても解けるかどうかわからないということ。

仕事もこれに似ていると思いませんか?
メールの返信とか、データの入力とか、そんなに頭を使わなくても手を動かしていればそのうち終わる「基本問題」みたいな仕事もあります。
その一方で、終わるのにどれくらい時間がかかるか分からないような、頭を使わないといけない「応用問題」みたいな仕事もあります。

問題なのはこの「応用問題」みたいな仕事です。
ぱっと見だけだと

  • そもそも自分の力で終わるかどうか
  • 終わるとしたらどれくらい時間が必要か

が分からないんです。
ぱっと見でわからないから、とりあえず取り掛かってみないことには「どのくらいで終わるか」すら判断できません

あなたが終わらなくて悩んでいる仕事は、「応用問題」ではありませんか?
だとしたら、まず取り掛かるべきはその「応用問題」です。

  • 応用問題に取り掛からない
  • 仕事の見通しを立てない

なんてことを続けていたから、あなたの仕事はいつまでたっても終わらなかったのです。

共通点は「時間の使い方」

ここまでの説明で、「仕事が終わらない理由」は理解してもらえたかと思います。
中には耳の痛い話もあったのではないでしょうか?
ぼく自身、「これ自分のことじゃん!」って思いながら書いていました

おそらく、日本の社会人あるあるじゃないかと思います。

ところでこの3つの理由、実は共通点があるのですが、気づいたでしょうか?
その共通点とは、全て「時間の使い方」に問題があるという点です。

「何でも引き受ける人」の時間の使い方

ひとりの人間に許された時間は1日24時間です。
仕事の時間で考えたら、もっと少ない8〜10時間くらいでしょう。
頼まれた仕事を片っ端から引き受けていたら、この限られた時間で仕事が終わるわけがないのです。
自分には何でも引き受けているだけの「時間」があるかどうかを、もっと意識しましょう。

「追い込まれないとやらない人」の時間の使い方

追い込まれるまでにたっぷり時間はありませんでしたか?
追い込まれたほうが能力を発揮できる!と勘違いして、無駄な時間を過ごしませんでしたか?
仕事とは、あなたが想像してるよりずっと、時間がかかるものです。
つい無駄遣いしちゃいそうな「時間」は、追い込まれる前に使いましょう。

「見通しを立てない人」の時間の使い方

「見通しを立てる」こと自体も少し時間を使うので、一見すると無駄な時間を使っている気がします。
でも、見通しを立てないで仕事を終わらせようとすると、もっと多くの時間を使ってしまいます。
それどころか、自分の力だけでは終わらせられない可能性すらあります。
仕事を終らせるには、見通しを立てるための「時間」を少し犠牲にする必要があると理解しましょう。

おわりに

今回は、あなたの仕事が終わらない理由について説明しました。
いつまでたっても仕事が終わらないあなたは、

  • 何でも引き受ける
  • 追い込まれないとやらない
  • 見通しを立てない

のどれかに当てはまっていたのではないでしょうか?
やっかいなのは、「どれか1つでも当てはまっていたら仕事は終わらなくなる」という点です。

考えてみてください。
しっかり見通しを立てた上で最初から猛スピードで仕事をこなしていても頼まれた仕事を無限に引き受けていたら終わりは見えてこないですよね?
他の理由についてもそうです。
どれか1つがあなたの足を引っ張ります。

だから大切なのは、これらすべてを排除すること。
もちろん、人それぞれ業務内容や立場、肩書などが違います。
みんながみんな、完全に解決するのは難しいですよね。
でも、少しだけ意識するくらいならできるんじゃないでしょうか。
少し意識するだけできっと、あなたの仕事は今までより少しずつ、終わりに近づいていくはずです。

今回、参考にした
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』
の中では、この他にも

  • 著者がマイクロソフト社で働いていた時に経験したエピソード
  • 多くの人に当てはめることができる具体的な仕事の進め方
  • 人生を制するために、どうやって時間を制していくか

なども紹介されています。

時間を制して、仕事も制して、最後は人生をも制したい!という思いのある方は、読んでみることをオススメします!

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